Produktiv mit Plan - Produktivitäts-Apps für den Alltag

• Produktivitäts-Apps helfen To-dos, Termine und Projekte an einem Ort zu bündeln.
• Das Angebot ist vielfältig und es existieren für die unterschiedlichsten Aufgaben ganz spezielle Produktivitäts-Apps.
• Die meisten Apps bieten einen kostenlosen Einstieg. Sobald sie allerdings ernsthaft in Arbeitsprozesse eingebunden werden sollen, braucht es in der Regel einen kostenpflichtigen Account. 

„Produktivitäts -Apps sind Softwareanwendungen, um die Effizienz und Effektivität beim Erfüllen von Aufgaben, das Verwalten von Zeit und die Organisation von Ressourcen zu verbessern (…). Sie richten sich an verschiedene Anforderungen, die von der professionellen Projektkoordination bis hin zum persönlichen Produktivitätsmanagement reichen. Sie befähigen die Benutzer, ihre Leistung zu optimieren und ihre Ausgabe zu maximieren.“

Bericht zu Produktivitäts-Apps auf Fortune Business Insights

Mehr schaffen, weniger Stress

Produktivitäts-Apps versprechen viel – als digitale Helfer wollen sie unseren Alltag erleichtern, in unterschiedlichen Bereichen die Arbeit und Aufgabenerledigung optimieren bzw. effizienter machen und so Zeit und Nerven sparen helfen. Dabei unterstützen sie uns sowohl im privaten Bereich, wenn wir sie z.B. dazu nutzen, private Einkaufslisten zu führen als auch bei komplexen beruflichen Aufgaben, wenn wir mit einer entsprechenden App ganze Teamprojekte koordinieren oder die Teamarbeit organisieren. Da die meisten Apps dank Cloud-Synchronisation plattformübergreifend funktionieren, sind die Aufgaben und Termine auf Smartphone, Tablet und PC praktischerweise immer auf dem gleichen Stand sind.

Das Kernproblem: Welche App für welche Aufgabe

Der erste und entscheidende Schritt ist die Frage: Welche Aufgabe will ich mit einer Produktivitäts-App lösen bzw. unterstützen und welche App ist die richtige:  Wenn es z.B. um einfache Aufgabenlisten im Privaten geht, sind Apps wie Todoist oder Microsoft To Do eine gute Wahl. Wenn es um die Zusammenarbeit zum Beispiel mit Kolleginnen und Kollegen oder Vereinsmitgliedern geht, sind Projekt-Tools wie Trello oder Asana praktische Helfer. Und wer ein All-in-One-Tool mit Notizen, Kalender und Projektübersicht sucht, landet schnell bei Notion. Interessierte finden online zahlreiche Übersichten über die aktuellen Produktivitäts-Apps wie z.B. ganz allgemein auf der Shopping-Support-Website Shopify. Die Tool-Experten aus Koblenz empfehlen u.a. Rescue-Time als beste Zeitmanagement-App, Asana als beste Aufgabenverwaltungs-App und Evernotes als beste Notiz-App. Das Portal Webhosting bietet eine Übersicht über Produktivitäts-Tools im Arbeitsalltag – Topempfehlung für Teamprojekte und Aufgabenverteilung ist Click-Up und Zapier für Automatisierungen. Und beim Test von Stiftung Warentest ist Finanzguru als beste Haushaltsapps „gekürt“ worden (Der Artikel ist kostenpflichtig). 

Klein starten und schrittweise ausweiten

Wer überlegt, eine Produktivitäts-App einsetzen zu wollen, sollte zunächst seine Bedarfe klären. Das gilt sowohl für den privaten wie auch für den beruflichen Alltag. Geht es zum Beispiel um Aufgaben, Notizen, Zeitplanung oder Teamarbeit? Dann empfiehlt es sich, ein bis zwei beliebte Einsteiger-Apps wie Todoist, Trello oder Evernote zu testen. Experten empfehlen für den Beginn, mit einfachen Aufgaben wie in diesem Fall Listen oder Boards zu starten. Schritt für Schritt sollten sich Nutzer dann an Erweiterungen wie Erinnerungen oder Automatisierungen herantasten. Dabei gilt es, die App schrittweise an die eigenen Arbeitsweisen anzupassen und nicht umgekehrt. Es empfiehlt sich zudem, die App gleich auf allen Geräten zu installieren, so auch unterwegs die App-Power genutzt werden wie Sprachbefehle oder Widgets. Tutorials auf YouTube oder Beiträge aus Communityforen können beim gesamten Einrichtungsprozess helfen und den Einstieg erleichtern. 

Datenschutz und Ablenkung

Produktivitäts-Apps haben neben den vielen unbestreitbaren Vorteilen auch einige kritische Punkte. So sammeln die Apps bei Gebrauch „munter“ unsere Daten in der Cloud. Besonders im beruflichen Umfeld wirft das Fragen im Bereich Datenschutz und Datensicherheit auf. Zudem können die zahlreichen Funktionen und Benachrichtigungen dazu führen, dass Nutzende sich überfordert fühlen und/oder permanent abgelenkt werden. Wer mehrere Produktivitäts-Apps gleichzeitig nutzt, kann zudem die Übersicht verlieren. So kann aus der gewünschten Produktivitäts-Unterstützung schnell Stress werden und der Produktivitäts-Abfall droht. 

Kostenlos oder kostenpflichtig

Fast alle Apps haben eine Gratis-Version mit den wichtigsten Grundfunktionen. Damit können Produktivität-App-Starter zunächst risikolos beginnen. Wer dann in der weiteren Arbeit mit der App merkt, dass er zum Beispiel mehr Speicherplatz, spezielle Integrationen oder umfangreiche weitere, Teamfunktionen braucht, kann jederzeit auch auf eine kostenpflichtige Variante umsteigen. Auf der Website der Zeiterfassungs-App EARLY findet sich eine Übersicht unterschiedlicher Produktivitäts-Apps und -Tools in Bezug auf den Anwendungsfokus sowie auch den Preis. Sie reichen bei monatlicher Nutzung pro Account von fünf bis fünfzehn Euro.